1. Marco legal y políticas internas
El presente documento se rige por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Resolución 1995 de 1999 (manejo de Historias Clínicas) y el Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006). Asimismo, se alinea con las políticas internas de la institución, incluyendo el manejo de información confidencial, la seguridad del paciente y la política de ética profesional.
2. Tratamiento y finalidad de los datos personales
SYNAPSIA recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales con las siguientes finalidades esenciales para su objeto social:
- Prestación de Servicios de Salud: Creación y actualización de la historia clínica en las áreas de fonoaudiología, psicología, terapia ocupacional, fisioterapia y neuropsicología.
- Gestión Administrativa y Facturación: Procesos de admisión, agendamiento de citas, facturación de servicios y cobranza.
- Programas Integrales e Inclusión: Coordinación de programas de intervención temprana, inclusión educativa (visitas a colegios y diseño de PIAR) y talleres de habilidades para la vida diaria.
- Comunicación con Familias: Envío de información sobre la Unidad de Apoyo a la Familia, incluyendo cronogramas de la Escuela de Padres y talleres mensuales.
- Investigación y Calidad: Uso de datos de forma anonimizada para investigación en neurodesarrollo y control de calidad de nuestros servicios.
3. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
Por ser una IPS especializada en la niñez neurodivergente, la mayor parte de la información tratada corresponde a datos sensibles (datos relativos a la salud) e información de menores de edad.
- Datos Sensibles: El titular (o su representante legal) no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, dicha autorización es un requisito indispensable para la prestación de los servicios de salud y atención terapéutica. La institución garantiza estrictos protocolos de confidencialidad y seguridad del paciente.
- Datos de Menores de Edad: El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, excepto cuando responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Toda recolección de datos de menores en Synapsia requerirá la autorización previa, expresa e informada de los padres o representantes legales.
4. Derechos de los titulares (pacientes y acudientes)
Como titular de la información, o en representación de un menor de edad, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales o los de su representado frente a SYNAPSIA.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato (salvo en los casos donde exista un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, como es el caso de las Historias Clínicas, regidas por la normatividad del Ministerio de Salud).
5. Confidencialidad y no competencia
En cumplimiento de nuestros Anexos Legales, todo el personal, colaboradores y socios de SYNAPSIA están sujetos a cláusulas de confidencialidad estrictas. Se comprometen a no divulgar información médica, terapéutica o administrativa confidencial.
6. Procedimiento para atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)
Para el ejercicio de los derechos de Habeas Data, el titular o su representante legal podrá contactar a la institución a través de:
- Correo electrónico: pqr@habeasdata@synapsia.com
- Comunicación escrita: Entregada en nuestra sede principal en Cali, Valle del Cauca. Calle 38A Norte No. 4N-11
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos adjuntos. La IPS contará con un término legal de quince (15) días hábiles para dar respuesta.
7. Vigencia de la política
La presente Política rige a partir de su publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, y según lo estipulado por las normas de retención documental del sector salud en Colombia.
